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Johnson & Johnson Carrières

Chargé des Bonnes Pratiques Evénements H/F

Issy Les Moulineaux, France
Planification des événements


Description du poste

Requisition ID: 1905717644W

Vous voulez contribuer à un projet de grande envergure et avoir un impact sur le monde qui vous entoure ?
 
Intégrer Janssen, la division pharmaceutique du groupe Johnson & Johnson, leader mondial dans le domaine de la santé (126 500 collaborateurs dans le monde, 265 entreprises présentes dans 60 pays), c'est participer au développement de solutions thérapeutiques innovantes et partager notre volonté de changer la prise en charge médicale pour mieux répondre aux nouveaux enjeux de santé publique.
 
Rejoindre nos équipes, c'est s'épanouir dans une entreprise à taille humaine tout en bénéficiant des opportunités d'un grand Groupe.

Janssen France recherche un Chargé des Bonnes Pratiques Evènements H/F pour son siège d’Issy-Les-Moulineaux.

Poste en CDI.

MISSIONS 
 
Dans le respect des réglementations en vigueur (DMOS, Travel Policy, HCBI, Transparence,…), le Chargé des Bonnes Pratiques Evénements est garant de : 
- l’organisation des événements nationaux et internationaux (congrès, symposia, standalone) 
- la gestion de ces manifestations auprès des Ordres professionnels ‐ la relation avec les partenaires internes et externes 
 
 
 
ACTIVITES PRINCIPALES 
 
 Contribuer à la conception, réalisation logistique et pilotage des congrès nationaux et internationaux, ainsi que des événements JANSSEN : 
- Renseigner les outils de suivi des événements médicaux à partir des informations saisies dans le CRM et élaborer un rétro planning pour chaque opération 
- Collaborer en transversalité avec les différentes parties prenantes de l’événement : initier des réunions de briefe et de débriefe avec les contributeurs de l’événement, participer aux Subteam Meded et aux réunions budgétaires. 
- Assurer l’interface avec les sociétés savantes, confirmer auprès d’elles les partenariats JANSSEN lors des congrès, effectuer les engagements contractuels et budgétaires  
- Assurer l’interface et l’encadrement des fournisseurs impliqués dans l’événement (ex. : agence, standiste, traiteur, hôtel) : rédiger un cahier des charges détaillé, analyser les projets et être force d’optimisation, effectuer un repérage des prestations si nécessaire et suivre la mise en œuvre de l’opération. 
- Valider les différents documents émis pour un événement : courriers, carnet de voyage, paperboard 
- Garantir la bonne information des collaborateurs Siège et Terrain sur les événements : reporting hebdomadaire, rappel de la procédure de saisie dans le CRM, exploitation éventuelle d’un site d’inscription, prise en charge, deadline, relances, état des inscriptions, date d’envoi des éléments aux invités et road book. 
 
Garantir la qualité de la prestation logistique de l’événement : 
- Engager nos partenaires internes dans l’anticipation des événements 
- Vérifier la conformité des prestations par rapport au cahier des charges initial 
- Accompagner, si nécessaire, les collaborateurs Janssen et les acteurs de santé sur les Congrès nationaux et internationaux et gérer éventuellement les imprévus 
- Evaluer la qualité des prestations fournies lors des manifestations 
- Débriefer et proposer des solutions d’amélioration pour les manifestations suivantes auprès des agences et des prestataires à l’issue de l’événement  
 
Etablir la déclaration au Conseil National de l’Ordre compétent : 
- Assurer le traitement pré et post événements, contrats et conventions individuelles dans les délais : déclaration aux ordres compétents des contrats et de l’hospitalité et mise en œuvre post opération  
- Comparer préalablement le programme scientifique ainsi que les droits couverts par les frais d’inscription avec la prise en charge Janssen. 
- Faire parvenir les conventions d’hospitalité à tous les acteurs de santé invités  
Informer, en cas d’avis défavorable du Conseil de l’Ordre, le propriétaire de l’événement pour apporter une réponse aux ordres et, le cas échéant, soumettre à nouveau le dossier en tenant compte des recommandations du Conseil de l’Ordre compétent 
 
Assurer le suivi budgétaire des manifestations : 
- Respecter et optimiser le budget alloué pour l’événement 
- Faire des points réguliers avec le propriétaire de l’événement et le contrôle de gestion 
- Valider les remboursements de frais des intervenants et des participants  
- Contrôler et réceptionner les factures et actualiser les bons de commande dans les outils financiers. 
- Contrôler les Xcel 57 pour upload dans les outils EMEA et transmission à la Transparence 
- Contrôler les CD de clôture réalisés par les agences et procéder au double archivage des données 
- Respecter le retro planning post événement 
 
Gérer la relation avec les prestataires : 
- Assurer l’interface et accompagner les agences en charge de la logistique et du suivi contractuel des intervenants 
- Former nos prestataires aux modes opératoires  
- Assurer le suivi des KPI/ SLA 
 
Collaborer avec les partenaires internes en tant que « business partner » : 
‐ Etre proactif dans l’anticipation des actions à mettre en œuvre (partenariat avec les CVT, Subteams, les COR, points budget avec le contrôle de gestion, …) 
- Mettre en place les outils de communication adaptés 
- Accompagner les équipes internes dans l’organisation de leurs événements 
 
 
Assurer la gestion opérationnelle et les formations en lien avec l’activité :
- Gérer la facturation du service (prestataire, fournisseur) 
- Gérer les évolutions des outils et les mises à jour des modules de formation 
- Former les collaborateurs terrain (DM, DR, RSR, RCR) et leur manager sur les modes opératoires Janssen mis en œuvre dans le périmètre d’activité des bonnes pratiques professionnelles. 
 
PRINCIPAUX CONTACTS ET RELATIONS 

Internes : 
- Marketing & Ventes 
- Affaires Médicales 
- Stratégie Client 
- Market Access 
- Finance 
- BPI 
- IT 
 
Externes : 
- Agences logistiques, sociétés prestataires et fournisseurs (traiteurs, Sodexo, ..) 
- Sociétés savantes 
- Ordres Nationaux 
- Acteurs de Santé 

Qualifications
PROFIL REQUIS

Formation générale : BAC + 4 
Expérience professionnelle :  4 ans dans l’industrie pharmaceutique sur la gestion d’événements 
 
Niveau d’anglais : C1 
 
Compétences/Connaissances indispensables :  
 
- Savoir conduire un projet : coordination, gestion de fournisseurs, gestion des priorités, suivi budgets, tableaux de bord … 
- Maitriser l’environnement réglementaire pharmaceutique (loi DMOS, charte de l’information promotionnelle, loi transparence)  
- Etre force de proposition dans l’évolution des process et projets entreprise  
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Power point, CRM, Financier,..) et savoir s’approprier les logiciels spécifiques à Janssen 
- Etre pédagogue et maîtriser la communication orale et écrite. 
- Avoir un esprit d’analyse et de questionnement  
- Orientation client  


Emplacement principal
France-Haute-de-Seine-Issy Les Moulineaux-
Organisation
Janssen Cilag S.A.S. (7825)
Fonction
Planification des événements
Requisition ID
1905717644W