Johnson & Johnson Careers

Management Assistent

Leiden, Netherlands
Human Resources


Job Description

Requisition ID: 1700198547W

Voor het HR Leadership team BENE is Johnson & Johnson op zoek naar een management assistent. Hij/zij zal het HR Senior Managementteam ondersteunen bij administratieve taken en het opstellen van business cases, analyses en presentaties. Als management assistant zul je daarnaast verantwoordelijk zijn voor het coördineren en bijhouden van de budgetten, uitgaves en aankopen. Je zult op dagelijkse basis communiceren met het management over confidentiële documenten en werken met gevoelige zaken. 

Als management assistent ben je verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning van het HR management, en daarnaast bied je ondersteuning aan een aantal projecten en mogelijk processen. Hier kom je vaak in aanraking met complexe problemen waar je samen met het management een oplossing voor moet vinden.

Jobomschrijving:
  • Zelfstandig en discreet werken aan complexe opdrachten (analyses, presentaties) en projecten binnen het HR werkgebied.
  • Focus op het opbouwen van effectieve relaties en vertrouwde partnerschappen met het senior management en hun teams binnen een virtuele organisatie (fysieke locaties binnen België en Nederland)
  • Beheer van third party vendor’s van de HR afdeling inclusief overeenkomsten en contracten met externe consultants en contracten; PO's en werkovereenkomsten maken volgens het J&J-bedrijfsbeleid.
  • Coordineren van bezoeken, zowel van (senior) business en functional leaders alsook voor strategische leveranciers, externe partners en bezoekers.
  • Beheer van de BeNE HR agenda en het bijwerken van de maandelijkse planning en pro-actief opvolgen van akties.
  • Opzetten en opvolgen van presentaties en vergaderingen via WebEx en Global Connect.
  • Verzorgen van (concept) memorandums, correspondentie en / of presentaties.
  • Opstellen van interne en externe (beNe) communicaties zowel in vorm van (interne) social media berichtgeving, memo’s, e-mails, policies, guidelines en presentaties zowel in het Nederlands als ook in het Engels. 
  • Vergaderingen plannen via Outlook en afhandeling van volledige organisatie. Je kan werken met beveiligde inbelnummers, je bereidt de vergaderagenda voor, beheert de aanwezigheidsregistratie en logistiek.
  • Regelen van binnenlandse en internationale reizen, opstellen van volledige reiskostenrapporten en het beheer van logistieke of reisgerelateerde activiteiten.
  • Coördinatie en opvolgen van budget- en uitgavenbeheer afdelingaankopen via J&J Systems.
  • Document en bestandsbeheer en onderhoud via cloud, sharepoint en andere toepassingen die virtuele samenwerking ondersteunen.

Qualifications
Kwalificaties:
  • Interesse in en aandacht voor HR gerelateerde vraagstukken en bedrijfsuitdagingen.
  • Bachelor diploma bedrijfsadministratie, personeel & arbeid of gelijkaardig 
  • Minimum 4-6 jaar ervaring in gelijkaardige functie 
  • Ervaring in de ondersteuning van Senior Level Management is vereist 
  • Je kunt samenwerken met verschillende niveau’s (Executive Leadership)
  • Je kunt op een discrete manier omgaan met complexe situaties en deze zelfstandig oplossen. 
  • Je beschikt over sterke organisatorische competenties, je bent detailgericht en kan meerdere taken en projecten tot een goed einde brengen. 
  • Je bent in staat zowel klant, proces alsook mensgericht te denken.
  • Je beschikt over sterke communicatievaardigheden, zowel schriftelijk als verbaal, in het Nederlands en in het Engels. 
  • Eveneens beschik je over gevorderde computervaardigheden. Je kan vlot aan de slag met Word, spreadsheets, databanken en powerpoint presentaties. 
  • Je voelt je thuis in een snel veranderende omgeving en kan vlot samenwerken met verscheidene mensen. 
What’s in it for you…?
“Caring for the world, one person at a time…”
As an employee we consider you as our most valuable asset.  We take your career seriously. 
As part of a global team in an innovative environment your development is key and our day-to-day responsibility.
Through e-university, on the job training, various projects and programs, we ensure your personal growth.
Our benefits make sure we care for you and your family now and in the future.

Primary Location
Netherlands-South Holland-Leiden
Organization
Janssen Biologics (7266)
Job Function
Human Resources
Requisition ID
1700198547W