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Project/Program Management Group

Medical Project Coordinator (befristet - 12 Monate)

  • Titre Medical Project Coordinator (befristet - 12 Monate)
  • Fonction Project/Program Management Group
  • Sous-fonction Project/Program Management
  • Catégorie Analyst, Project/Program Management (P4 - N23)
  • Lieu Wien-Umgebung, Lower Austria, Austria
  • Date de mise en ligne
  • Référence 2506229106W
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Description

Ziel dieser Funktion

  • Selbständige Koordination, Organisation und Abwicklung von Fortbildungs- /Ausbildungsaktivitäten der medizinisch wissenschaftlichen Abteilung durch

eigenverantwortliche Unterstützung des jeweiligen Project Owner (Medical Advisor/MSL, in Ausnahmefällen z.B. als Vertretung für andere Abteilungen:

MPC übernimmt die Rolle des prozessualen Project Owner für SOP-regulierte Veranstaltungen andere Abteilungen; die inhaltliche und formale Verantwortung bleibt bei der ausrichtenden Abteilung).

  • Kompetente Beratung & Unterstützung interner/externer Kunden

Aufgaben / Verantwortlichkeit

  • Organisatorische und logistische Unterstützung des jeweiligen Project Owner, (Briefing, gemeinsame Planung, Konzeption & Umsetzung mit dem PO, Unterstützung des Genehmigungsprozesses im CRM-Tool) in Bezug auf med./wiss. Veranstaltungen (u.a. internationale/nationale Kongresse, Medical Education Events wie Workshop, Symposium, Advisory Board's etc.) hinsichtlich der internen und externen Richtlinien und SOPs.
  • Organisation regelmäßiger Update-Meetings mit dem PO hinsichtlich Informationen zum aktuellen Projektstatus, Timelines/Deadlines und Budgetübersicht für bearbeitende Medical Education Events.
  • Primärer Ansprechpartner für interne (z.B. Sales, HEMAR, etc.) & externe (z. B. HCPs) Beteiligte bei obgenannten Events hinsichtlich organisatorischer Fragen und Anliegen.
  • Koordination sowie schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Kunden zur logistischen Abwicklung von Events.
  • Advisory Board Management & Symposien (Organisation von Location, Catering, Reisebuchungen, Hotelbuchungen, Verträgen, Honorarnotenverwaltung, Zahlungsauslösung in HPR, Hochladen der Referentenverträge in ICD).
  • Handling diverser Verträge.
  • Aktive Teilnahme an Best Practice Sessions für Medical Project Coordinator zum Regelmäßigen Austausch im Hinblick auf die Verbesserung der Prozesse, zur Sicher- stellung von einheitlichen Arbeitsweisen und back ups zu gewährleisten.
  • Einhaltung der Budgetvorgaben für die Medical Education Aktivitäten.
  • Überwachung und Überblick der Deadlines in den Projekten.
  • Kontaktpartner zu den Agenturen (z.B. Ashfield, AMEX, C2) zur Sicherstellung von

technischem Equipment u/o organisatorischem Support vor Ort.

  • Kostenüberwachung und Kontrolle der Endabrechnung.
  • Abwicklung des Zahlungsprozesses an Lieferanten/Dienstleister (via eMP, HPR und manuelle Zahlungsauslösung für Referentenhonorare), Vendorneuanlage, Rückstellungen.
  • Auslösen der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister.
  • Durchführung der im Medical Education Bereich erforderlichen Trainings und jährliche Sicherstellung der Dokumentation.
  • Einhaltung der lokalen gesetzlichen Anforderungen und der konzerninternen Weisungen.
  • Sicherstellung sämtlicher notwendiger Dokumente und Weiterleitung ebendieser an HCBI-Abteilung zur Archivierung der Events.
  • Debriefing externer und interner Kunden mittels definiertem Feedback Prozess.
  • Laufende Prüfung des Qualitätsstandards und stetige Verbesserung der Veranstaltungsqualität.
  • Bei Bedarf: Produktion medizinischer Fortbildungsmaterialien wie z.B. wissen-schaftliche Programme, Flyer, Einladungsmail, etc.
  • Teilnahme an firmeninternen Veranstaltungen.
  • Bei Bedarf: Übernahme einer Super User Rolle oder Prozess Champion.
  • Onboarding neuer Teammitgliederbetreffend des Prozessablaufes von Medical Education Events und Unterstützung des therapeutischen TA – zu bedienende Systeme (Starcite, iConnect-Eingabe der Eventkosten, Sharepoint (Teilnehmerhandling), eMP (Hardware bestellen für Onboarding, HPR, ICD)

Qualifications

  • Minimum 1 - 2 Jahre relevante Erfahrung in einer «Pharma» Umgebung
  • Hohes Maß an Dienstleistungsorientierung
  • Gute Kooperations- und Netzwerkfähigkeiten
  • Hohe IT-Affinität für die Bedienung verschiedener Systeme


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